Osoby rozpoczynające przygodę z biznesem muszą stawić czoło wielu zadaniom, wyzwaniom czy obowiązkom. Często jednym z takich wymogów jest konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży towarów lub usług przy użyciu kasy fiskalnej. Co to za urządzenie? Kiedy staje się ono niezbędne? Czy to jedyna technologia, która spełnia kryteria wynikające z funkcjonujących regulacji prawnych? I wreszcie: o jakich przepisach i kwestiach trzeba lub warto pamiętać, decydując się na zakup kasy fiskalnej? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w niniejszym artykule.
Wbrew pozorom, debiutujący przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, co dokładnie oznacza zakup kasy fiskalnej. Samo nabycie takiego urządzenia i stosowanie go w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie oznacza bowiem spełnienia wszelkich wymogów prawnych. To zaledwie pierwszy krok, który warto postawić w sposób rozważny, posiadając wcześniej odpowiednią wiedzę. W ten sposób nie tylko upewnisz się, że Twoja firma funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zyskasz również dodatkowe korzyści – czy to w postaci obniżenia kosztów wdrożenia niezbędnych technologii sprzedaży, czy też w formie realnego rozwoju biznesu.
Kasa fiskalna – kiedy staje się obowiązkowa?
Przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, nie prowadzących własnej działalności gospodarczej, oraz na rzecz rolników ryczałtowych, zazwyczaj muszą korzystać z kasy fiskalnej. Zazwyczaj, ponieważ funkcjonujące przepisy uwzględniają okoliczności, w których stosowanie wspomnianego urządzenia jest nieobowiązkowe. Tak się dzieje, gdy:
– w skali poprzedniego roku podatkowego obrót ze sprzedaży towarów lub usług nie przekroczył kwoty 20 000 zł,
– dana działalność (związane z nią towary lub usługi) jest zwolniona z wymogu stosowania kasy fiskalnej.
W rzeczywistości jednak zwolnienie obejmuje dość wąskie grono przedsiębiorców (zajmujących się np. świadczeniem usług pocztowych czy telekomunikacyjnych). Co więcej, istnieje spora grupa działalności objętych bezwzględnym obowiązkiem pracy z urządzeniem fiskalnym. Mowa m.in. o warsztatach samochodowych, lokalach gastronomicznych, firmach budowlanych, obiektach hotelowych, salonach fryzjerskich i kosmetycznych, prywatnych gabinetach medycznych czy kancelariach adwokackich. W przypadku tego typu biznesów nie trzeba nawet przekroczyć kwoty 20 000 zł obrotu, aby obsługa klientów z wykorzystaniem kasy fiskalnej stała się niezbędnym do spełnienia wymogiem.
Kasa fiskalna online – co to za urządzenie?
Tego rodzaju technologie sprzedaży potrafią dziś zaoferować różne możliwości. Jednak funkcjonalność kas fiskalnych opiera się przede wszystkim na 2 głównych zadaniach. Chodzi o zgodne z przepisami ewidencjonowanie (rejestrowanie) obrotu ze sprzedaży towarów lub usług oraz poprawne wystawianie paragonów dla klientów. Oba procesy są nadzorowane przez operatora kasy fiskalnej i to do jego obowiązków należą takie zadania, jak:
– wprowadzanie właściwych danych odnośnie realizowanej transakcji (w kontekście nazwy i liczby sprzedawanych towarów bądź usług, przypisanych do nich stawek podatkowych, kwoty należnej itd.),
– prawidłowe wystawienie paragonu fiskalnego (nie można go zastąpić dokumentem innego typu!) oraz wydanie go klientowi,
– stosowne wykonywanie fiskalnych raportów dobowych i miesięcznych (rejestrujących informacje na temat zaewidencjonowanych transakcji w skali konkretnego dnia lub miesiąca).
Powstanie systemu fiskalizacji online rozszerzyło podstawowe kryteria funkcjonalności kas. Do kluczowych zadań tych urządzeń należy również przechowywanie ważnej dokumentacji w tzw. pamięci chronionej (w postaci cyfrowej, np. kopii wystawionych paragonów) czy współpraca z terminalami płatniczymi. Przede wszystkim jednak, kasy fiskalne online zapewniają internetową transmisję niezbędnych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), nadzorowanego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Łączność ta – w zależności od danego modelu i dostępnych w nim rozwiązań – może odbywać się na różne sposoby, zarówno przewodowe, jak i bezprzewodowe. Obecnie przedsiębiorcy mogą wdrażać w swoich działalnościach jedynie kasy fiskalne online.
Kasa fiskalna online, a może… drukarka fiskalna online?
Choć ustawodawca w obowiązujących aktach prawnych stosuje termin: „kasy rejestrujące” – w praktyce kategoria ta obejmuje różne rozwiązania technologiczne. Mowa więc nie tylko kasach. Innym urządzeniem, za pomocą którego przedsiębiorca może prowadzić ewidencję obrotu, wystawiać paragony dla klientów oraz transmitować przez internet niezbędne informacje do CRK, jest drukarka fiskalna online. Co różni wymienione rozwiązania?
– Kasa fiskalna online działa „samodzielnie”. Nie potrzebuje dodatkowych urządzeń do prawidłowego funkcjonowania oraz rejestrowania sprzedaży towarów lub usług i wystawiania paragonów dla klientów. Tymczasem drukarka fiskalna online to rozwiązanie, które nigdy nie pracuje „w pojedynkę”. Wymaga komunikacji z komputerem – czy też terminalem komputerowym typu POS, tabletem lub choćby smartfonem – oraz odpowiednim programem sprzedażowym. Dopiero taki system umożliwi poprawne prowadzenie ewidencji obrotu i wystawianie paragonów fiskalnych – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.

Z drugiej strony należy podkreślić, że nakreślony system sprzedaży, składający się z drukarki fiskalnej online, komputera i specjalistycznego oprogramowania (handlowego, handlowo-magazynowego, gastronomicznego, hotelarskiego itp.), oferuje znacznie szersze możliwości, zapewniające kompleksowe zarządzanie biznesem. Mowa nie tylko o pracy ze znacznie większą bazą towarową (PLU) oraz drukowaniu faktur VAT czy rozmaitych dokumentów niefiskalnych. Rozwiązanie systemowe wspiera m.in. dokładną, wielopłaszczyznową analizę sprzedaży, skuteczniejsze nadzorowanie stanów magazynowych i dostaw, realizację programów lojalnościowych, komfortowe rozliczanie pracy wieloosobowego zespołu pracowników oraz rozwój firmy w wielu innych kategoriach.
Zakup pierwszego urządzenia fiskalnego? Zyskaj ustawową ulgę!
Na mocy funkcjonujących przepisów, przedsiębiorcom wdrażającym pierwsze, online’owe urządzenia rejestrujące sprzedaż przysługuje również specjalna, ustawowa ulga. Na czym ona polega? Istnieje możliwość uzyskania z budżetu państwa częściowej refundacji kosztów nabywanej technologii sprzedaży. Co więcej, obejmuje ona obydwa opisane wyżej typy urządzeń, na takich samych warunkach.
Ile wynosi ulga za pierwszą kasę fiskalną online? Ustawowa refundacja części kosztów może osiągąć wysokość maksymalnie 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej, niż 700 zł. Warto jednak nadmienić, że opisywana ulga nie musi dotyczyć wyłącznie jednej technologii sprzedaży. Jeśli przedsiębiorca w ciągu 6 miesięcy od momentu nabycia pierwszego urządzenia (i rozpoczęcia rejestrowania obrotu przy jego użyciu) zakupi oraz wdroży inne kasy fiskalne online lub drukarki fiskalne online – częściowa refundacja wydatków obejmie także te modele.
Zwrot części kwoty wydanej na pierwsze urządzenia fiskalne można otrzymać na różne sposoby, w zależności od d typu działalności gospodarczej i oferowanych towarów bądź usług. Według Rozporządzenia MF w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika – tzw. „watowcy” (podatnicy VAT) mogą dokonać stosownego odliczenia w deklaracji podatkowej „za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży[…]lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym”. Jeśli zaś chodzi o przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT bądź świadczących wyłącznie usługi zwolnione – należy złożyć stosowny wniosek do właściwego Urzędu Skarbowego.
Dokument ten trzeba uzupełnić także o:
- kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej (czy też drukarki fiskalnej),
- kopię dowodu zapłaty całej należności za to urządzenie,
- kopię miesięcznego raportu fiskalnego, potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu tej technologii,
- informację o nr rachunku firmowego, na który zostaną przekazane środki w formie przelewu.
Kasa czy drukarka – jakie urządzenie fiskalne online wybrać?
O ile sytuacja wymagająca korzystania z urządzenia fiskalnego (przekroczenie obrotu w wysokości 20 000 zł; reprezentowanie branży zobligowanej do stosowania tego typu technologii) potrafi być klarowna, o tyle wybór samego rozwiązania wcale nie musi należeć do najłatwiejszych. Istnieje szereg ważnych kwestii, które wpłyną na powodzenie tego typu decyzji. Również renomowani dealerzy kas i drukarek fiskalnych online, aby doradzić najlepsze rozwiązania, będą potrzebowali odpowiedzi na takie pytania, jak:
– Do jakiej branży należy Twoja działalność: zajmujesz się handlem, czy świadczeniem usług? Prowadzisz restaurację, posiadasz własny salon kosmetyczny, a może chodzi o kancelarię prawniczą?
– Jaki to typ działalności: mówimy o mały, średnim, czy dużym przedsiębiorstwie? To jeden lokal, czy sieć punktów? Chodzi o pracę stacjonarną, a może mobilną, wymagającą dojazdu do klienta? Co wyróżnia ten biznes – trudniejsze środowisko pracy, duże natężenie ruchu, a może integracja ze sklepem internetowym?
– Które rozwiązania zostaną wykorzystane do łączności urządzenia fiskalnego z CRK: Zależy Ci na przewodowej, czy bezprzewodowej transmisji danych? Jaką infrastrukturą w tym zakresie dysponuje siedziba firmy?
– Czy działalność charakteryzuje się dość ograniczoną ofertą, czy dysponuje szerokim asortymentem, który może zostać rozszerzony w przyszłości?
– Jakie technologie sprzedaży mają posłużyć do prowadzenia działalności? Czy planowane jest wdrożenie urządzeń peryferyjnych, takich jak np. skanery kodów kreskowych, wagi elektroniczne, drukarki zamówień, terminale płatnicze, szuflady kasowe itd.? O ilu stanowiskach obsługi klientów mowa w kontekście wyposażenia?
Udzielone odpowiedzi dostarczą wskazówek nie tylko odnośnie typu urządzenia (stacjonarnego lub mobilnego) oraz jego parametrów i funkcji (liczby obsługiwanych PLU, standardów komunikacyjnych, opcji wydruku, mocy podzespołów, wydajności akumulatora itp.). Pozwolą rozstrzygnąć podstawowy dylemat: kasa fiskalna czy drukarka fiskalna? O ile bowiem w małym, lokalnym punkcie handlowym czy mobilnej działalności usługowej sprawdzi się często pierwsza z wymienionych technologii, o tyle większe przedsiębiorstwa, nastawione na duże natężenie ruchu, spory asortyment, liczny personel i ciągły rozwój, bardziej skorzystają na wdrożeniu rozbudowanego, oferującego znacznie więcej możliwości systemu sprzedażowego.
Urządzenie fiskalne i płatności bezgotówkowe – to musisz wiedzieć!
Bez względu na to, jakie rozwiązanie wybierzesz – prostą kasę fiskalną online czy też drukarkę fiskalną online w systemie sprzedaży – jedna kwestia pozostanie niezmienna. Czyli obowiązek zapewnienia klientom możliwości wyboru innej formy płatności, niż gotówką. Mowa oczywiście o transakcjach elektronicznych.
„Instrumentem płatniczym”, który zapewnia spełnienie tego wymogu, a zarazem zyskuje największą popularność wśród przedsiębiorców oraz ich klientów, jest terminal płatniczy. Pozwala on na szybkie, proste i bezpieczne przeprowadzanie transakcji bezgotówkowych: przy użyciu kart kredytowych i płatniczych, a także zbliżeniowo, za pomocą smartfonów czy smartwatchy. Tego typu urządzenie oferuje dziś zresztą więcej atrakcyjnych funkcji, m.in. opłacanie doładowań GSM, uregulowanie rachunków za media czy opcję cashback.

Ponadto, połączenie urządzeń rejestrujących z terminalami płatniczymi może dziś występować na kilka sposobów:
– Kasa fiskalna online i terminal płatniczy: to tradycyjne połączenie, które stwarza najdogodniejsze warunki, jeśli chodzi o wybór poszczególnych elementów całego rozwiązania. Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, do końca 2024 roku wszystkie kasy fiskalne online będą musiały zostać zintegrowane z terminalami płatniczymi w ramach tzw. protokołu komunikacyjnego ECR-EFT.
– Terminal płatniczy w systemie sprzedaży: w tym przypadku należy pamiętać, że urządzenie peryferyjne do akceptowania transakcji bezgotówkowych jest połączone z programem sprzedażowym, nie zaś bezpośrednio z drukarką fiskalną online. Dlatego wcześniej należy się upewnić, że wybrane oprogramowanie obsługuje integrację z terminalem płatniczym.
– Kasoterminal: nowoczesne rozwiązanie typu all-in-one, łączące w sobie funkcjonalność urządzenia fiskalnego, terminala płatniczego i aplikacji do zarządzania sprzedażą. To najbardziej kompaktowe i ergonomiczne technologie, z góry zapewniające zgodność zastosowanych w nim elementów. Kasoterminale świetnie sprawdzają się na niedużych stanowiskach obsługi klientów oraz w działalnościach mobilnych. Z drugiej strony, nie umożliwiają swobodnego wyboru poszczególnych ogniw, składających się na to rozwiązanie sprzedażowe.
Po zakupie kasy online, czyli serwis urządzenia fiskalnego
Pamiętaj, że firma, u której zakupisz daną kasę lub drukarkę fiskalną, będzie również odpowiedzialna za serwis Twojego urządzenia (o ile nie zdecydujesz się na zmianę podmiotu odpowiedzialnego za wspomnianą opiekę techniczną, w ramach stosownej procedury). To niezmiernie ważny aspekt, ponieważ on także ma wymiar prawny. Przykładowo, zgodnie z funkcjonującymi przepisami, tylko serwisanci z właściwymi uprawnieniami mogą dokonać instalacji urządzenia rejestrującego w firmie (fiskalizacji) czy też kontroli serwisowej. Dlaczego to takie ważne?
– Każda użytkowana kasa fiskalna online czy drukarka fiskalna online musi przechodzić przegląd techniczny nie rzadziej, niż co 2 lata. Działania te służą trosce o prawidłowe funkcjonowanie urządzenia w zakresie ewidencjonowania obrotu i wystawiania obowiązkowych dokumentów. Pominięcie tej procedury w wymaganym terminie może skutkować dotkliwymi konsekwencjami, jak konieczność zwrotu ustawowej ulgi czy nałożenie mandatu w wysokości 300 zł. I choć procedurę kontrolną przeprowadza wyłącznie uprawniony serwisant, dopilnowanie, aby została ona wykonana, należy juz do obowiązków przedsiębiorcy – przestrzega Marcin Ciechowicz z PCKF.
Świadomość obowiązku zaopatrzenia się w kasę fiskalną online (tudzież: w drukarkę fiskalną online) może wydać się przedsiębiorcy zaledwie wierzchołkiem góry lodowej spraw, formalności i wymogów, jakim trzeba sprostać. W takich sytuacjach jednak warto zdać się na ekspertów i renomowanych dealerów technologii sprzedaży, którzy nie tylko podpowiedzą sprawdzone, skuteczne rozwiązania dla biznesu, ale też zapewnią solidne szkolenie z ich obsługi oraz fachowe wsparcie techniczne na dalszych etapach współpracy.