Każde dokumenty, którymi dysponuje firma, po pewnym czasie ulegną przedawnieniu. Pojawia się wtedy problem – co z nimi zrobić? Większości z takich akt nie możemy po prostu potraktować jak zwykłych śmieci i wyrzucić do kosza. Na takich kartkach zapisane są bowiem delikatne informacje, takie jak dane naszych klientów, partnerów, czy chociażby informacje o firmie, które powinny być strzeżone przed konkurencją.
Firma jako administrator danych – jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorstwie?
Żeby sprawnie świadczyć usługi, przedsiębiorca musi zbierać informacje o klientach, a następnie je przetwarzać. Oznacza to, że pełni funkcję administratora danych. Za kogoś takiego RODO uznaje podmiot, jednostkę organizacyjną, organ lub inną osobę, która podejmuje decyzje w związku z celami i środkami przetwarzania danych osobowych. Warto zdawać sobie sprawę, że firma nie przestaje być tym administratorem podczas niszczenia akt. Sam akt utylizacji jest bowiem przez RODO uznawany za przetwarzanie.
W efekcie na przedsiębiorcy, również na tym ostatnim etapie cyklu życia dokumentu, spoczywają określone obowiązki. Podczas zwykłego obrotu dokumentami musi zatroszczyć się o to, żeby informacje nie były przekazywane nieupoważnionym osobom (tyczy się to zarówno osób spoza firmy, jak i samych pracowników). Oprócz tego istotną sprawą jest też wdrożenie rozwiązań, które jak najbardziej ograniczą ryzyko uszkodzenia, kradzieży i utraty informacji.
W niektórych firmach trudno jest wykreować warunki, które rzeczywiście sprzyjają bezpiecznemu niszczeniu akt. Przeszkodą może być brak odpowiedniej infrastruktury. Niszczenie dokumentów wymaga wypięcia wszystkich akt z segregatora lub wyjęcia ich z teczek, a następnie umieszczenia ich w niszczarce. Jak łatwo się domyślić, podczas takich działań nie jest trudno o chaos, a to przecież takie warunki sprzyjają zagubieniu akt lub ujawnieniu informacji niepożądanej osobie. Mówiąc o bezpieczeństwie, warto wspomnieć o jeszcze jednej sprawie – produkowanych ścinkach. Na rynku można znaleźć urządzenia o wysokiej klasie tajności. Nawet jeśli dokumentacja zostanie pocięta na bardzo wąskie ścinki, nie będziemy mogli cieszyć się tak wysokim poziomem ochrony, jak ten, proponowany przez firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją. Warto zaznaczyć, że problemy z samodzielnym niszczenie dokumentacji nie muszą dotyczyć jedynie kwestii bezpieczeństwa. Dość dużym wyzwaniem jest to, że utylizacja akt z pomocą biurowej niszczarki może zajmować sporo czasu.
Na czym polega współpraca ze specjalistą?
Jeśli zlecimy niszczenie dokumentów na zewnątrz, odwiedzi nas ekipa wyposażona w specjalne pojemniki. Niektóre firmy, takie jak np. Rhenus, oferują pomoc w wypełnieniu takich kontenerów. Następnie dokumentacja zostaje umieszczona w pojeździe i przewieziona do instalacji niszczącej. Aby zachować najwyższe standardy bezpieczeństwa:
- auto nie robi przystanków i zmierza bezpośrednio do obiektu, w którym odbędzie się utylizacja
- w samochodzie umieszczony jest GPS, dzięki któremu klient dokładnie wie, gdzie znajdują się jego dokumenty.
W efekcie przedsiębiorca może mieć pewność, że usługa zostanie zrealizowana jak najszybciej. Przy odbiorze dokumentacji wydawany jest specjalny dokument, potwierdzający odebranie akt (znaleźć tam można nie tylko podpisy obu stron, ale też np. numer seryjny kontenera i dane pojazdy). Natomiast po wykonanej utylizacji klient dostaje potwierdzenie realizacji niszczenia.
Dzięki nowoczesnym instalacjom niszczącym następuje transformacja dokumentacji do postaci, z której nie da się w żaden sposób odczytać danych. W efekcie firmy, korzystające z takiej pomocy, mają stuprocentową pewność, że nie będą musiały mierzyć się z grzywną za nieprzestrzeganie RODO. Trudno o rozwiązanie, które na ten moment prezentowałoby się lepiej na polu bezpieczeństwa niszczonych danych, niż profesjonalna usługa utylizacji.
Więcej informacji o profesjonalnym niszczeniu dokumentów znajdą Państwo pod linkiem https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/
